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企业文秘与档案管理工作问题及其一体化策略

来源:原创论文网 添加时间:2020-09-18

  摘    要: 现如今,随着时代的进步与发展,企业已经充分实现了档案的现代化管理与自动化办公,这成为企业未来发展的重点方向。为了能够进一步促进自动化办公与现代化档案管理,应推动企业文秘与档案工作的一体化结合。基于此,论文主要对企业文秘与档案工作的一体化管理进行分析,以供参考。

  关键词: 企业; 文秘; 档案; 一体化管理;

  Abstract: Nowadays, with the progress and development of the times, enterprises have fully realized the modern management of archives and automatic office, which has become the key direction of the future development of enterprises. In order to further promote the automatic office and modern archives management, we should promote the integration of enterprise secretarial and archival work. Based on this, this paper mainly analyzes the integrated management of enterprise secretarial and archival work, for reference.

  Keyword: enterprise; secretary; archives; integrated management;

  1、 引言

  对于文秘与档案工作一体化管理来说,其具体指的就是档案工作与文秘工作的结合,从全局的角度出发,采用文档一体化管理机制对公文制发、归档管理进行全过程管理,确保将所有工作内容进行一次性输入以及多次性输出,使公文从生产到未来运转的每一个工作环节中,尤其是在公文向档案转化工作环节方面,能够将档案管理工作的要求凸显出来,真正地形成一体化管理与一体化生成,确保文秘工作与档案管理工作二者能够共享,从而提高企业内文秘工作与档案管理工作的效率。

  2 、文秘与档案管理工作的关系与二者结合的重要性

  2.1 、文秘与档案管理工作的关系

  文秘工作与档案管理工作无论是内容,还是特点都有所差异,一方面,对于文秘工作来说,其是根据企业经营与发展的实际规律,维持与保护各种文件之间存在的历史性关联,而后在根据不同文件之间产生的连锁反应判断其具体价值,将文件具有的真实面貌反映出来,从而为后续的档案管理工作提供方便。另一方面,对于档案管理工作来说,其与文秘工作之间属于鱼和水的关系,档案管理工作是随着文秘工作的出现而产生的,而且文秘工作的发展也能够促进档案管理工作的发展[1],换而言之,文秘工作是档案管理工作的前身,档案管理工作也是文件管理工作的最终归宿。根据档案管理工作具有的规律,也可体现出文秘工作与档案管理工作之间具有的关系,在企业中,文秘工作与档案管理工作二者之间既相互联系,又相互制约。

  2.2、 文秘工作与档案管理工作一体化结合的重要性

  文秘的工作性质会直接影响到档案管理工作的效果,而且文秘工作的性质也是强化档案管理工作的关键。具体来说,档案管理工作与文秘工作之间的联系非常密切,在档案管理工作中,通过文秘工作能够直接凸显出档案信息管理的重要性,而且在文秘工作中还涉及大量的文件材料,对这些文件材料进行批阅、归档以及整理会直接影响到实际的工作效率,同时文件资料也能够对上级部门领导所传达的精神进行贯彻与落实,并为相关工作人员的学习与进修提供信息,从而提高工作人员的工作能力与工作水平,为企业创造更多的经济效益[2]。换而言之,文秘工作对档案管理工作的开展有非常重要的作用,所以,应将档案管理工作作为起点,采用规范化的管理方法与管理方式确保文秘工作能够长远发展。除此之外,档案管理工作也可以确保文秘工作的全面性与科学性,而且档案资料具有的准确性与科学性也是文秘工作准确、科学开展的前提与保障。因此,建立完善、健全的档案管理工作体制是文秘工作开展的前提条件与必然要求,而且也是企业发展的重要管理手段与工作任务。
 

企业文秘与档案管理工作问题及其一体化策略
 

  3 、文秘工作与档案管理工作存在的问题

  3.1、 格式、附件以及文种的使用不规范

  企业中所使用的公文属于一种规范性极强的应用文体,但是很多企业在进行公文的撰写时,虽然撰写的质量有所提高,但是依然存在很多不规范、不正规的地方。例如,一些公文“报告”和“请示”两个文种混淆,有些文种应该使用“请示”,却使用了“报告”这种形式,还有一些报告甚至将“报告与请示”两种文种合二为一,将其称作“请示报告”的同时,还存在“意见”“决定”不分,“通告”与“通知”混为一谈等情况,这样一来就会影响到公文的处理效果以及其作用的发挥。

  3.2 、处理程序不规范,版记不够全面

  在档案管理部门与文秘部门中,版记是联系二者的关键,这也是实现“一体化文档管理”的关键,但是在很多企业实际的文秘管理中,经常存在不标明印发时间和印发部门、主题词无抄发、抄送单位等情况,而这些不规范的情况或者问题都会影响到档案管理工作的效率与效果。

  3.3 、字迹不清晰,资料不完善

  有一些草拟的会议记录、公文等字迹都不够清晰,而且长时间储存很容易出现字迹褪色的情况,同时,还有一些传真文件、归档资料使用的是纸张与墨水记录,而不是电子版的,时间一长就会使字体变得模糊不清,不利于文件资料的长期保存与利用,还有一些部门无法根据档案的记录范围收集文件资料,仅仅只是将现有的文件进行整理与上交,无法实现文件资料的统一化管理。

  4 、实现文秘工作与档案管理工作一体化的有效策略

  4.1 、创新文档一体化的工作意识

  虽然档案管理工作与文秘工作的工作内容有所差异,而且二者的工作任务也不同,独立性均比较强,但是因为档案管理工作与文秘工作之间的关联性比较强,所以,应将二者进行结合,形成一体化的管理形式。为了能够实现这一目标,应强化企业的一体化工作意识,树立档案管理工作与文书处理工作一体化的指导思想,并将该思想应用到实际工作中,从而提高档案管理工作与文秘工作的效率与效果。除此之外,应帮档案管理工作人员与文秘工作人员树立良好的观念意识,使其能够认识到“今天的文件就是明天的档案”这一思想,意识到文秘与档案管理工作一体化管理的重要性,根据文档一体化的工作要求,处理好每一份公文。

  4.2、 提高文件整理工作的规范性

  企业在开展文秘工作时,应根据企业内文件处理的要求与程序做好相关文件的记录与登记,具体的记录与登记内容包括文号、责任者、形成时间以及标题等,在整理文档时,应将“卷”作为单位,这样一来就可以将一年度或一季度的档案作为“一卷”,并把这一时期内的内容抄写在“一卷”中。同时,应在文件的上角位置标明文件的形式,如长期或永久保存的文件,需要从第一份文件进行编辑,而后再进行顺序的记录。除此之外,完成档案信息资料的记录后,应将其上交到档案室内进行存档,为了能够更加方便地对档案信息进行查询,应每年编辑一个流水号,其中包括文件的所属年度、全宗号以及文件的顺序号,完成编号的记录后,将编号输入计算机中,使计算机内保存的文件与文件原件的内容相同,且一一对应,此外,每间隔特定的时间,需要将整理后的文件原件全部收集起来,再使用计算机对文件进行分类,根据书籍的不同分类打印目录,从而为后续的档案资料的查阅工作提供方便。

  4.3 、合理应用计算机技术

  目前,信息技术已经得到了非常广泛的应用,这也就说明,人们已经进入了信息时代,因此,在企业中,应将信息技术应用于档案信息管理工作中。现如今,很多企业中都已经建立了局域网,而通过建立文秘工作与档案工作的一体化管理,可以将所有经过计算机记录的文档信息进行查询[3],同时也能够利用互联网建立线上沟通平台,从而更加及时、快速地传递消息与接收消息,而且也可以打破空间与时间的限制,实现对图像、文件以及声音的综合处理、利用和查询,真正地实现资源的共享。

  除此之外,实现文档一体化管理,在进行文件查询时,只需要在计算机输入文号、标题、时间、主题词等任意信息就可以准确地查询到信息,从而快速将文件调出。在整理文件时,将文件的正文内容输入计算机后,工作人员可以利用计算机直接查询到所需文件,也能够将文件直接打印出来,从而快速、准确地进行文件查阅。

  5、 结语

  总而言之,文秘工作是开展档案管理工作的前提条件,同时档案管理工作也是文秘工作的延伸,因此,应实施档案工作与文秘工作的一体化管理,从而提高文秘工作与档案管理工作的效率,促进企业的发展。

  参考文献

  [1]邹金坊.初探办公室文秘和档案工作的高效兼顾[J].中外企业家,2019(24):97.
  [2]张志强.机关文秘人员素质与文书档案管理研究[J].办公室业务,2019(12):97.
  [3]周燕萍.互联网时代做好文秘档案管理工作的思路[J].办公室业务,2019(06):136.

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