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机关单位档案管理中计算机信息技术的运用

来源:原创论文网 添加时间:2020-09-22

  摘    要: 技术的革新是时代发展的重要动力,近年来,在社会不断发展的过程中,出现了信息技术。计算机信息技术属于划时代技术,这项技术在我国当前的各个领域中都发挥出了非常重要的作用,计算机信息技术具有许多现代化功能,可以实现信息的高速传递和处理,加速了人们的生活节奏,推动了时代的进步。在机关档案管理过程中应用这项技术,管理效率可以得到明显的提升,具有非常重要的现实意义。本文对机关档案管理信息化进行分析,并且提出了几点浅见。

  关键词: 机关档案管理; 管理模式; 计算机信息技术;

  一、计算机信息技术在机关档案管理中应用的重要意义

  (一)拓展档案资源范围

  对于机关档案管理工作来说,计算机技术的应用,在根本上改变了传统的管理模式,有效的提升了档案管理的效率,拓展档案管理资源的范围。在传统的机关档案管理工作中,档案资源获取的方式非常单一,资源的获取量以及准确性都不能满足实际的工作需求,档案资源的缺失,会给机关单位的工作带来漏洞,影响到我国行政工作的正常开展。在信息时代的背景下,这种技术上的现实可以得到有效的突破,信息化的机关档案管理模式,在档案资源的获取上具有先天性的优势,资源获取范围更广,而且档案获取的速度和准确性都可以得到保证,为机关单位的工作提供有效的依据。

  (二)实现了系统化的档案管理

  在信息时代,机关档案管理工作必须要结合社会的发展趋势及时的进行革新,信息化的档案管理模式已经成为了档案管理工作必然的发展方向。通过计算机信息技术在其中的应用,可以实现档案管理工作的系统化,在信息技术的作用下,把档案管理工作中的各个分项工作进行串联,形成一个完善的系统,形成标准化的档案管理模式,是机关档案管理工作创新的一种重要表现形式,这种变化表明了我国正式的进入到了信息时代,具有非常重要的意义。

  (三)减少档案留存风险

  在传统的机关档案管理过程中,档案的存储需要采用纸张的方式,这种纸质媒介会占用大量的空间,在档案信息调阅的过程中非常的不便利,工作效率很低,而且这种档案管理方式,档案信息非常容易破损和遗失,给机关单位工作的开展造成严重的阻碍。通过计算机信息技术的应用,可以有效的消除传统管理模式中存在的弊端,信息化的办公方式具有高效、快捷的特点,大量的机关档案信息可以使用数据存储软件进行保存,如图一所示,有效的解决了空间占用率大的问题,而且管理人员可以把这些档案信息进行分类处理,按照一定的顺序编制档案目录,在需要这些档案信息的时候,可以快速的进行搜索和获取,从而提升了机关单位的工作效率,这种信息化的档案信息存储方式不容易发生丢失和破损,但是需要做好网络安全防护工作,避免病毒的入侵给机关档案管理造成消极影响。
 

机关单位档案管理中计算机信息技术的运用
 

  二、计算机技术在机关档案管理中的应用建议

  (一)积极的革新管理理念

  对于机关档案管理工作来说,要想在这项工作中充分的发挥出计算机信息技术的重要作用,就需要在观念上有所改变,只有在思想上对计算机信息技术产生认可,才能推动机关档案管理信息化的实现。长期以来,受到传统管理理念的影响,我国的许多机关档案管理人员在思想上对信息技术的存在偏见,这也是造成档案管理信息化迟迟不能推行的重要因素,在当前的时代背景下,机关档案管理人员需要冲破传统的观念的限制,认识到计算机信息技术的重要性和先进性,在档案管理工作开展的过程中,积极的融入这项技术,实现高效的数据收集、处理以及共享。机关单位要加大资金投入,购置各种信息化设备,为信息化的机关档案管理工作创造一个良好的硬件条件,利用信息技术,提升机关档案管理的效率。

  图1 信息存储设备
图1 信息存储设备

  (二)提升档案管理人员素养

  档案管理工作的信息化,不是简单的把档案工作与计算机信息技术进行简单的结合,而是需要采用合理的方式,实现两者的深度融合,形成一个系统会的档案管理模式,只有这样才能充分的发挥出计算机信息技术的重要作用。这种新型的档案管理模式对人员素养的要求非常高,机关单位要定期的委派机关档案管理人员外出学习,提升他们的信息技术素养以及信息技术的应用能力,在工作中可以灵活的运用计算机信息技术实现信息的高效获取和和实时共享。另外,在机关档案管理人员的委任上,机关单位要把计算机信息素养作为一个重要的考察目标,通过人员素养的提升,推动信息化建设。

  (三)加强网络安全防护工作

  上文中提到过,在信息化的机关档案管理模式中,各种档案信息的安全性虽然相较于传统档案存储模式有所提升,但是还是会受到网络风险的威胁,所以,为了避免档案信息的遗失,保证档案信息的完整性,机关单位需要做好安全防护工作,减少网络风险的存在。信息技术带来的不仅仅是便利的工作条件和众多的应用功能,在网络环境中,机关档案管理的信息化,也无形中增加了许多的管理风险。当前我国的网络环境异常复杂,网络病毒会对档案产生严重的威胁,所以,机关单位在信息化建设的同时,还需要加强网络安全建设。要定期的使用杀毒软件对机关信息管理系统进行查杀,消除系统中存在的漏洞,减少网络风险的存在,机关单位要使用防火墙技术以及隔离网闸技术,把单位的网络与外界的网络进行隔离,拒绝各种非法访问。另外,在机关单位运行的过程中,内部的工作在要规范自己的网络行为,不要访问一些非法网站,要选择正规的网站进行浏览,对网页中弹出的一些小窗口和小广告要及时的关闭,减少病毒植入的风险,通过网络安全性的提升,为机关档案管理的信息化提供一个绿色的网络环境。

  三、结束语

  综上所述,在信息时代的背景下,机关档案管理工作与计算机信息技术的融合已经成为了时代的必然选择。机关单位的管理者需要及时的更新自己的理念,充分的认识到机关档案管理信息化建设的重要性,利用这种新型的机关档案管理模式,提升机关单位的工作效率,推动社会的发展。

  参考文献

  [1] 田艳萍.计算机信息技术在事业单位档案管理中的意义及应用[J].农家参谋,2019(18):189.
  [2] 黄宁.计算机信息技术在高职院校档案管理中的应用[J].湖北工业职业技术学院学报,2019,32(3):32-34.

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